Il PIAO - Piano integrato di attività e organizzazione, introdotto all’articolo 6 del decreto-legge n. 80/2021, costituisce il documento strategico e programmatico delle Pubbliche Amministrazioni (PA) finalizzato a identificare ed illustrare lo stato della singola PA e definire i suoi obiettivi in termini di qualità dei servizi, performance, trasparenza e anticorruzione.

Il Piano triennale per l’informatica della Pubblica Amministrazione edizione 2024-26 (di seguito Piano triennale AgID o PTA), predisposto dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e approvato con Decreto del Presidente del Consiglio del 12 gennaio 2024, è il documento strategico finalizzato a promuovere la trasformazione digitale del Paese e, in particolare, quella della Pubblica Amministrazione, attraverso la declinazione della strategia in materia di digitalizzazione in indicazioni operative, quali obiettivi e risultati attesi, riconducibili all’azione amministrativa delle PA. Alla data di stesura del presente articolo non risulta ancora pubblicato l’aggiornamento 2024 del Piano, per cui i riferimenti sono al documento pubblicato a dicembre 2023, disponibile al link: https://www.agid.gov.it/it/agenzia/piano-triennale.

Non è compito di questo articolo illustrare scopo ed ambito di questi due documenti, ampiamente già dibattuti da esperti della PA, ma di evidenziare come alcune tematiche comuni, relative alla digitalizzazione e alla cybersecurity, pur essendo parte integrante del PIAO, spesso non sono oggetto della dovuta attenzione da parte di coloro che redigono tale documento.

Siamo tutti consapevoli che il PIAO non è il Piano strategico ICT delle singole Amministrazioni. Tuttavia, alcuni degli elementi previsti dal PIAO sono correlati al CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs n.82/2005) e al PTA, e quindi risulta necessario allineare tali documenti al fine di definire ed integrare quanto previsto in ottica di trasformazione digitale.

Piano triennale AgID e implicazioni sul PIAO

Il Piano triennale AgID identifica nel PIAO uno strumento fondamentale per la gestione della trasformazione digitale delle singole PA, in quanto “i singoli enti pubblici individuano (in tale documento) i propri specifici obiettivi di digitalizzazione, semplificazione e reingegnerizzazione all’interno del PIAO, come previsto dal DM 24 giugno 2022, che ormai integra la maggior parte delle forme di pianificazione delle PA su prospettiva triennale”.

Il PIAO, come descritto dal Decreto del Dipartimento della Funzione Pubblica del 30 giugno 2022, n. 132, deve comprendere:

• obiettivi di digitalizzazione;
• obiettivi, strumenti e azioni individuati per realizzare la piena accessibilità dei servizi dell’Amministrazione anche in modalità digitale;
• elenco delle procedure da semplificare e reingegnerizzare;
• organizzazione del lavoro agile con l’indicazione di strategia e obiettivi di sviluppo di modelli di organizzazione del lavoro adottati dall’amministrazione.

È quindi necessario che ogni PA analizzi non solamente il proprio contesto specifico, ma anche la strategia di digitalizzazione in ottica Paese (Transizione digitale, cybersecurity, Cloud, Intelligenza Artificiale), in modo tale da identificare i propri obiettivi di digitalizzazione e le modalità operative più opportune per la loro realizzazione.

In particolare, sono due gli aspetti da tener presente nella predisposizione del PIAO che derivano dal PTA e dalle strategie di digitalizzazione sopra menzionate:

• Organizzazione (Ufficio per la Transizione al Digitale e ruolo del Responsabile della Transizione al digitale) e formazione;
• Obiettivi di digitalizzazione.

Organizzazione e formazione

Nella sezione 3 del PIAO denominata “Organizzazione e capitale umano”, è prevista la descrizione del modello organizzativo adottato dall’Amministrazione. L’art. 17 del CAD ha introdotto all’interno delle Amministrazioni l’Ufficio della transizione al digitale (UTD), coordinato dal Responsabile della transizione al digitale (RTD), a cui sono assegnate le competenze relative “alla transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un'amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, attraverso una maggiore efficienza ed economicità”.

Il PTA al capitolo 1 - Organizzazione e gestione del cambiamento, si sofferma sulla necessità di attuazione della “riorganizzazione strutturale e gestionale” prevista dal CAD (art. 15 e 17) potenziando l’Ufficio della Trasformazione Digitale, al fine di renderlo il motore propulsivo della pianificazione e implementazione degli obiettivi di digitalizzazione. In particolare, il PTA identifica come prioritario “consolidare e potenziare i Responsabili e gli Uffici per la transizione al digitale, tenendo conto dei nuovi profili professionali necessari e, in particolare, del fabbisogno urgente nelle PA di specialisti ICT dedicati a sicurezza e trasformazione digitale”.

Ecco un punto da tener presente nella stesura del PIAO: in un quadro economico che impone continui tagli al bilancio, problemi nel reclutamento del personale e scarsità di risorse, è importante che ogni PA, specialmente quelle locali e più piccole, valutino attentamente come strutturare, gestire e potenziare l’UTD. È quindi importante che le PA identifichino e descrivano chiaramente:

• La struttura e i compiti specifici dell’Ufficio per la transizione al Digitale (gestito singolarmente o in forma associata) e come questo Ufficio abiliti e faciliti all’interno della PA il raggiungimento degli obiettivi di transizione al digitale, il miglioramento delle performance dell’Amministrazione e la creazione di valore per cittadini ed imprese;
• Le modalità operativa con cui tale Ufficio possa realizzare quanto previsto dal CAD all’art. 15 e 17) e dal PTA, ovvero la creazione dell’ecosistema digitale amministrativo (vedi Cap. 1 del PTA), obiettivo specifico per tutte le PA e che facilita la creazione di valore;

I percorsi formativi del personale sia per le competenze di base (raggiungimento della completa alfabetizzazione digitale), sia per lo sviluppo delle conoscenze tecniche e delle competenze trasversali e manageriali, nonché per le competenze specialistiche in ambito digitalizzazione e cybersecurity.

Obiettivi di digitalizzazione: servizi semplici, accessibili e sicuri per cittadini ed imprese

Altro punto fondamentale da tener presente nella stesura del PIAO per la sezione 2 - Valore pubblico, performance e anticorruzione, sono gli obiettivi di digitalizzazione e il piano di evoluzione dei servizi al cittadino e alle imprese. Gli obiettivi di digitalizzazione che l’Amministrazione è chiamata a definire devono tener conto:

• obiettivi di accessibilità (previsti dalla legge n.4/2004, cosiddetta Legge Stanca) e il monitoraggio dei servizi previsto dalle dichiarazioni di accessibilità;
• obiettivi di sicurezza finalizzati a garantire la protezione, la disponibilità, l'accessibilità, l'integrità e la riservatezza dei dati e la continuità operativa dei sistemi e delle infrastrutture, nonché del patrimonio informativo pubblico (art. 51 del CAD).

Una volta chiariti gli obiettivi di digitalizzazione, l’Amministrazione è chiamata a definire:

• l’elenco delle procedure da semplificare e reingegnerizzare ogni anno, anche mediante il ricorso alla tecnologia e sulla base della consultazione degli utenti, nonché la pianificazione delle attività;
• le modalità e le azioni finalizzate a realizzare la piena accessibilità alle amministrazioni, fisica e digitale, da parte dei cittadini ultrasessantacinquenni e dei cittadini con disabilità.

Questa sezione non può essere vista come un semplice “elenco della spesa”, ma deve tener presente il contesto normativo e le previsioni del PTA (cap. 3 - 7). Le Amministrazioni devono analizzare prima il proprio patrimonio informativo e digitale e identificare un framework di riferimento per guidare ed uniformare le scelte tecnologiche. Ad esempio, l’adozione del paradigma cloud e l'architettura a microservizi possono essere considerati come una soluzione che permette di standardizzare la realizzazione di servizi digitale e di facilitare il processo di change management sia nelle grandi che nelle piccole organizzazioni.

A tal fine il Dipartimento per la transizione al digitale e l’AgID hanno messo a disposizione una serie di strumenti e framework a disposizione delle PA:

• Modello di interoperabilità e la Piattaforma Digitale Nazionale Dati - PDND;
• Progetto Designers Italia;
• Progetto PNRR Misura 1.4.2 (accessibilità).

Sarebbe opportuno che l’Amministrazione definisca specifiche azioni di monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi di digitalizzazione che non siano legati semplicemente alla mera realizzazione del servizio, ma correlata, ad esempio, alle rilevazioni di soddisfazioni degli utenti.