Si parla (anche troppo) di transizione al digitale, di modernizzazione della PA, ma uno degli obiettivi secondo me ancora tra i più ambiziosi e necessari per modernizzare il settore pubblico in Italia è avere dei processi efficaci di gestione documentale.
La gestione documentale è uno dei processi critici per qualsiasi organizzazione, a maggior ragione se parliamo di Pubblica Amministrazione, che è chiamata a garantire trasparenza, efficienza e interoperabilità. L'aggiornamento 2025 del Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024‑2026, pone infatti grande enfasi sul tema della gestione documentale, con l’obiettivo di consolidare un sistema che risponda ai requisiti di sicurezza, qualità e conformità normativa richiesti dalla legislazione vigente.
I principali riferimenti normativi:
Le Linee Guida AGID, emesse ai sensi dell'art. 71 del CAD delineando gli adempimenti che le amministrazioni devono rispettare per garantire effetti giuridici conformi e assicurare la corretta produzione, gestione e conservazione dei documenti.
Il Piano Triennale AGID inserisce la gestione documentale tra gli obiettivi strategici del triennio, ponendo l'attenzione delle Amministrazioni su adempimenti già previsti da tempo, come le nomine del Responsabile della gestione documentale, il Responsabile della conservazione, la pubblicazione sul sito istituzionale del “Manuale di gestione documentale” e del “Manuale di conservazione”.
La gestione documentale prevede tre macro fasi: formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Le Linee Guida AGID sono state pensate per guidare le Amministrazioni nella predisposizione dei processi di gestione che abbiano le seguenti caratteristiche:
Per poter implementare, in modo corretto, adeguato e coerente con le caratteristiche sopra indicate, è necessario definire:
Il modello organizzativo per la gestione documentale è definito dal TUDA) e descritto dalle Linee guida AgID. In particolare, la normativa prevede che ogni Amministrazione definisca al proprio interno una struttura in due livelli:
Questa struttura organizzativa può essere facilmente declinata in qualsiasi tipologia di Amministrazione, anche la più complessa. Le AOO costituiscono raggruppamenti organizzativi caratterizzati da un unico domicilio digitale, suddivise in una o più UO – Unità Organizzative. Per gli Enti più piccoli è possibile definire un'unica struttura costituita da una AOO, costituita da una o più UO. Particolare attenzione deve essere posta alla UO responsabile del protocollo, come previsti dall’art. 61 del TUDA.
I ruoli obbligatori (che possono anche essere accentrate in un'unica persona per gli enti più piccoli), sono i seguenti:
Ruoli tecnici possono essere definiti a supporto dei Responsabili sopra citati.
Gli Enti sono chiamati a definire i processi di formazione, gestione e conservazione dei documenti secondo quanto previsto dalla normativa vigente, che trova nelle Linee Guida una descrizione approfondita. I processi di gestione documentale si articolano in varie macro-fasi, che possono essere riassunte nelle seguenti:
I processi sopra descritti devono essere declinati in appositi Manuali, la cui adozione e pubblicazione sul sito istituzionale è obbligatoria:
Su questo punto il Piano Triennale AGID ha definito l'Obiettivo 3.3 - Consolidare l’applicazione delle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione documentale, con i seguenti target:
Apposite verifiche verranno svolte da parte di AGID per verificare il raggiungimento dei target sopra definiti.
La formazione del personale è un ulteriore elemento fondamentale: è necessario investire in programmi di aggiornamento che consentano di acquisire le competenze digitali necessarie per operare in un ambiente interamente informatizzato. Attraverso corsi di formazione base ed avanzati, le Amministrazioni devono garantire che tutto il personale sia in grado di utilizzare gli strumenti di gestione documentale e di applicare le procedure previste.
Da alcune survey svolte sia presso PA Centrali che Locali emerge il fatto che l'unica fase effettivamente svolta da parte di tutti sia la protocollazione, mentre risultavano carenti le fasi di gestione (fascicolazione e gestione delle pratiche) e, spesso assenti, le fasi di conservazione.
Gli Strumenti Tecnologici a Supporto della Gestione Documentale
La realizzazione di un sistema di gestione documentale efficiente richiede l’adozione di strumenti tecnologici avanzati. Questi strumenti devono essere in grado di:
Esistono molte piattaforme di gestione documentale, nonché vari Fornitori di servizi che sono accreditati presso AGID come conservatori. Ma è fondamentale che i processi siano definiti prima della scelta tecnologica, per evitare che la piattaforma costringa le Amministrazioni a definire processi a volte molto più complessi di quelli effettivamente necessari.
Le sfide della gestione documentale
Nonostante i progressi già raggiunti, la gestione documentale nella Pubblica Amministrazione deve affrontare alcune sfide che richiedono ulteriori interventi:
Il modello “once only” – secondo il quale le informazioni devono essere fornite una sola volta ai cittadini e alle imprese – si pone come obiettivo finale, richiedendo una revisione completa dei processi amministrativi e la loro integrazione in un sistema digitale unificato.
Uno dei punti dolenti è ovviamente la dematerializzazione degli archivi: un enorme potenziale di dati e informazione che possono e devono essere messi a disposizione degli Enti e del Paese. Esistono progetti di digitalizzazione di archivi storici e delle PA, ma spesso per mancanza di fondi e di competenze questa attività non è ancora pienamente operativa.
Nei prossimi articoli verranno approfonditi vari aspetti della gestione documentale, tra i quali alcuni progetti che coinvolgono anche l'intelligenza artificiale, per supportare le Amministrazioni nella dematerializzazione e nella creazione di archivi digitali a norma.
