Didascalia
Il principio "once only" esprime un’idea semplice ma rivoluzionaria: cittadini e imprese devono fornire un’informazione alla Pubblica Amministrazione (PA) una sola volta.
Ovvero, se un dato è già detenuto da una PA, non può essere richiesto nuovamente: deve essere acquisito d’ufficio, attraverso interoperabilità tra sistemi informativi pubblici.
Oggi questo principio è considerato uno dei pilastri sia della semplificazione amministrativa che della trasformazione digitale della PA. Ma, di contro, si è sempre scontrato con problemi tecnici o amministrativi o con la semplice inerzia, per cui alla fine l'onere di presentare dati e informazioni tornava sempre a cittadini ed imprese.
In questo articolo vogliamo analizzare il percorso storico che ha portato questo principio ad essere codificato in una norma specifica del CAD con il Decreto-Legge n. 19/2026 (DL PNRR 2026) ed esaminare gli strumenti che consentono alle PA di rendere effettivo tale principio.
Il principio once only non era stato introdotto finora con una norma che lo denominasse espressamente in questi termini. Si è formato progressivamente attraverso una serie di interventi normativi che hanno spostato l’onere informativo dal cittadino alla PA.
DPR 445/2000 – Testo unico sulla documentazione amministrativa (TUDA)
Il primo pilastro è rappresentato dal DPR 445/2000. Il TUDA definisce in modo chiaro che:
Qui troviamo già l’idea fondamentale alla base del principio: non è il cittadino che deve circolare con certificati, ma le Amministrazioni che devono dialogare tra loro.
D. Lgs 82/2005 - CAD - Codice dell'Amministrazione Digitale
Il vero salto di qualità avviene con il CAD, che fornisce la base giuridica strutturale del principio e gli strumenti per attuarlo. Alcuni riferimenti chiave (prima del DL PNRR 2026):
Art. 3 – Diritto all’uso delle tecnologie. Cittadini e imprese hanno diritto a utilizzare strumenti digitali nei rapporti con la PA.
Art. 12 – Principi generali dell’azione amministrativa digitale. Le PA devono organizzarsi utilizzando le tecnologie dell’informazione per realizzare efficienza, efficacia, economicità e trasparenza.
Art. 50 – Disponibilità dei dati delle PA. I dati delle pubbliche amministrazioni devono essere resi disponibili attraverso tecnologie digitali per consentirne la fruizione da parte di altre amministrazioni, nel rispetto delle competenze e della normativa sulla protezione dei dati personali.
Art. 50-ter – Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND). E' introdotta l’infrastruttura nazionale per l’interoperabilità dei dati tra amministrazioni. Costituita da un catalogo di API, gli enti pubblicano i propri e-service (servizi digitali basati su API), rendendoli fruibili da altre amministrazioni o soggetti privati autorizzati.
Art. 52 CAD – Accesso telematico e riutilizzo dei dati. Rafforza il principio della circolazione dei dati pubblici.
Art. 60 - Basi dati di interesse nazionale. Sono individuate una serie di banche dati il cui contenuto risulta strategico per lo svolgimento delle funzioni istituzionali delle altre pubbliche amministrazioni
Nel CAD il principio once only non è nominato espressamente, ma è aleggia come principio ispiratore: se i dati devono essere disponibili e interoperabili, non possono essere richiesti due volte al cittadino.
Il principio “once only” nella dimensione europea
Il principio once only non riguarda soltanto l’organizzazione interna delle amministrazioni nazionali, ma assume una valenza internazionale quando le attività di cittadini e imprese superano i confini dello Stato. Infatti, trasferirsi in un altro Paese dell’Unione per motivi di studio o di lavoro, avviare un’attività economica in un diverso Stato membro, partecipare a procedure amministrative transfrontaliere: sono tutte situazioni in cui, tradizionalmente, gli utenti si sono trovati a dover ripresentare più volte le stesse informazioni a diverse autorità nazionali.
Per ridurre queste barriere e contenere i costi amministrativi, l’Unione europea ha fatto proprio il principio once only (definito anche “principio una tantum”), con l’obiettivo di consentire lo scambio sicuro e automatizzato di informazioni tra le pubbliche amministrazioni degli Stati membri, evitando richieste documentali ridondanti ai cittadini e alle imprese.
Il fondamento giuridico del principio una tantum è il Regolamento (UE) 2018/1724, che ha istituito il Single Digital Gateway (SDG), lo Sportello unico digitale europeo che identifica quali siano le procedure obbligatorie previste per cui il cittadino e le imprese possono avere il mutuo riconoscimento di certificati, dati e informazioni e il Regolamento di esecuzione (UE) 2022/1463, che stabilisce le specifiche tecniche per l’applicazione concreta del principio a livello europeo.
In questo modo, il principio once only o principio una tantum si configura non solo come standard nazionale di buona amministrazione digitale, ma come criterio europeo di integrazione amministrativa, funzionale alla libera circolazione delle persone, dei servizi e delle imprese nel mercato unico.
Il Piano triennale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione
Fin dal primo piano triennale, l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) introdusse il cosiddetto "modello strategico della PA", nel quale la componente cosiddetta trasversale dell'interoperabilità costituiva l'effettiva applicazione del principio once only.
All'interno del Piano triennale 2024-26, sono declinati i principi guida della transizione al digitale della PA, ovvero quei principi "da tenere presenti ad ogni livello decisionale e in ogni fase di implementazione, naturalmente declinandoli nello specifico della missione istituzionale di ogni ente pubblico", tra cui viene formalizzato il principio once only al numero 8, con la seguente definizione: "le pubbliche amministrazioni devono evitare di chiedere ai cittadini e alle imprese informazioni già fornite, devono dare accesso ai loro fascicoli digitali e devono rendere disponibili a livello transfrontaliero i servizi pubblici rilevanti".
Decreto-legge 19 febbraio 2026, n. 19 (DL PNRR 2026)
Con il Decreto-legge 19 febbraio 2026, n. 19 (Ulteriori disposizioni per l’attuazione del PNRR), il principio once only entra di diritto tra i requisiti cogenti. Infatti, con l'art. 11 - Misure urgenti in materia di interoperabilità delle banche dati pubbliche e in materia di trasparenza e controllo degli strumenti digitali, è inserito un nuovo comma all'art. 50 del CAD (2-quater)
«Le pubbliche amministrazioni, in attuazione del principio dell'unicità dell'invio, non richiedono ai cittadini e alle imprese dati e informazioni già detenuti da un'amministrazione e assicurano la circolarità delle informazioni mediante la piattaforma di cui all'articolo 50-ter fin dalla progettazione dei servizi...».
Il principio once only non è più un obiettivo astratto. Oggi esistono strumenti concreti per realizzarlo.
Il vero nodo è la riprogettazione dei procedimenti, ovvero non solo una trasformazione tecnologica, ma soprattutto organizzativa. Per rendere effettivo il principio once only, ogni amministrazione dovrebbe:
mappare i dati richiesti nei propri moduli;
verificare se siano già detenuti da altre PA;
eliminare campi ridondanti;
integrare i sistemi informativi con la PDND;
modificare le istruttorie prevedendo acquisizione automatica.
Un modulo digitale che replica il cartaceo non realizza il once only. Lo realizza solo un procedimento ripensato in chiave interoperabile.
Il mancato rispetto del principio può incidere su:
qualità del servizio;
performance organizzativa;
responsabilità dirigenziale;
legittimità dell’azione amministrativa (violazione di principi di proporzionalità e semplificazione).
Ogni richiesta documentale ridondante rappresenta oggi non solo un aggravio burocratico, ma un indicatore di mancata maturità digitale.
Per questo motivo il DL PNRR 2026, sempre con l'art. 11, modifica il comma 2-ter del CAD, introducendo la responsabilità dirigenziale relativamente alla mancata disponibilità dei dati da parte delle amministrazioni: «l'inadempimento dell'obbligo di rendere disponibili i dati ... (omissis) ovvero il ritardo nell'abilitazione dell'accesso ai servizi della piattaforma di cui all'articolo 50-ter costituisce mancato raggiungimento di uno specifico risultato e di un rilevante obiettivo da parte dei dirigenti responsabili delle strutture competenti...(omissis)» e dispone la vigilanza di AgID ai sensi dell'art. 18-bis.
Con il DL PNRR 2026, il principio once only non è più un principio guida, ma uno standard di buona amministrazione. La sfida non è normativa, ma culturale e organizzativa: trasformare il dato pubblico da documento richiesto al cittadino a risorsa condivisa tra amministrazioni.
Una PA che non chiede due volte le stesse informazioni non è soltanto più digitale: è più efficiente, più equa e più credibile.
