Come avevamo già scritto nel blog del 17/02/2025, partirà tra ottobre e dicembre 2025 la rilevazione sugli obblighi di digitalizzazione previsti dal Codice dell'Amministrazione Digitale e dal Piano Triennale 2024-26, con focus specifico sull’effettiva attuazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Il Piano triennale, in particolare, ha definito l'Obiettivo 3.3 - Consolidare l’applicazione delle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione documentale, i seguenti target:
Mentre per le modalità operative per la gestione della rilevazione sarà necessario attendere la metà di ottobre, AgID ha reso disponibile il modello di questionario, che si divide in 5 sezioni e comprende 42 domande:
Lo scopo della rilevazione, al di là di verificare se e quante Amministrazioni hanno provveduto a adottare e pubblicare il manuale di gestione documentale sul proprio portale di "Amministrazione Trasparente" (come previsto dal target 2025), è conoscere il reale stato di applicazione delle Linee Guida sopra citate, analizzando quanto le Amministrazioni hanno implementato.
Nella sezione "Aspetti organizzativi", infatti, vengono richieste se e come l'Amministrazione ha provveduto a definire le proprie AOO - Aree Organizzative Omogenee, ed a formalizzare ruoli e responsabilità, processi di lavoro e strumenti a supporto della gestione documentale.
La sezione "Formato dei documenti", forse la più tecnica, analizza come l'Amministrazione gestisce i documenti informatici in termini di interoperabilità, gestione dell'obsolescenza dei formati, verifiche di intellegibilità prima del riversamento in conservazione.
Nella sezione "Protocollo informatico, metadati e registrazioni particolari", analizza l'annosa questione riguardante i sistemi di protocollo e gestione, come sono integrati e come vengono gestiti i famigerati metadati, queste informazioni sconosciute ma di fatto essenziali per ogni sistema di gestione documentale. Inoltre, vengono richieste informazioni relative alla gestione dei registri particolari (se definiti dall'Amministrazione) e del registro di emergenza.
La sezione "Classificazione, aggregazioni documentali e conservazione" riporta le domande relative alla gestione documentale effettiva, le modalità di classificazione e il Piano di classificazione, nonché le modalità di passaggio al sistema di conservazione dei fascicoli e delle serie documentarie e le modalità operative di scarto dei documenti.
L'ultima sezione, denominata "Flussi di lavorazione dei documenti, misure di sicurezza e protezione dei dati", analizza come vengono gestiti i flussi documentali, la presenza del Piano di sicurezza (che comprenda anche la corretta implementazione delle misure minime AgID, delle quale avevamo parlato in blog precedenti) e come vengono definite le misure di sicurezza tecniche ed organizzative relative alla protezione dei dati personali.
Su questo argomento è stata pubblicato il bollettino UPI denominato "Pillole di trasformazione digitale: La Gestione Documentale Parte 1”, che può essere utilizzato come vademecum per l'aggiornamento del proprio manuale di gestione documentale.
